Die Dokumentenverwaltung
Verwaltung von projektbezogenen Dokumenten
Sie können Dokumente in der Projektzeiterfassung projekt- und kundenbezogen abspeichern. Dabei können Sie wählen, ob Sie bei einer Verknüpfung auf Ihrem Server die Projektstruktur als Dateipfad übernehmen, oder ob Sie die Dokumente an einem zentralen Ort speichern.
Über Sicherheitsstufen können Sie die Sichtbarkeit und den Zugriff auf die Dokumente regeln. Das einchecken und auschecken der Dokumente zur Bearbeitung ist möglich.
Mit dem Einsatz der Dokumentenverwaltung, sind alle Informationen gebündelt und vom Projekt aus schnell im Zugriff. Die Dokumentenverwaltung kann als kleine DMS-System gesehen werden.
Folgende Möglichkeiten zum Speichern von Dokumenten stehen zur Verfügung:
- Als Verknüpfung speichern: Sie setzen einen Link zu einem bestimmten Dokument. Achten Sie darauf, dass Sie keine Verknüpfungen auf Dateien der lokalen Festplatte anlegen, wenn Sie im Team arbeiten. Sonst haben Ihre Kollegen keinen Zugriff auf das Dokument.
- In den Datensafe speichern: Sie speichern das Dokument in der Datenbank. Da die Dokumente direkt in die Datenbank geschrieben werden, achten Sie darauf, dass Sie keine unnötig großen Dateien (z.B. Bilder) in den Safe speichern. Dies bläht die Datenbank unnötig auf und verlangsamt sie. Vermeiden Sie die Benutzung des Datensafe bei Verwendung einer ACCESS-Datenbank, da die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts mit der Größe der Datenbank zunimmt.
- In den Datensafe (nicht editierbar) speichern: Sie speichern das Dokument gesperrt in der Datenbank.
- Als Vorlage speichern: Ein beliebiges Dokument kann in Zukunft als Vorlage für weitere Dokumente in den Datensafe gepackt werden (wird derzeit nicht unterstützt).
Weitere Details zur Dokumentenverwaltung finden Sie im Handbuch.
